- 辦公室不是生產(chǎn)線,怎么管?
生產(chǎn)線包括自動化、時(shí)間效率管理與質(zhì)量控制, 是有力度的管理,可讓工人專心工作;而 OA 在辦公室的作用只實(shí)現(xiàn)了自動化,對時(shí)間效率管理和質(zhì)量控制的幫助不大。與生產(chǎn)線相比,OA 的管理力度相當(dāng)弱,只適合管理簡單、有趣的工作,例如:管理裝飾圣誕樹的團(tuán)隊(duì),因?yàn)楣ぷ骱唵巍⒂腥?,分配給誰,誰去參與就可以了。
然而,并不是所有的辦公室的工作都像裝飾圣誕樹那樣簡單、有趣,正如管理學(xué)大師湯姆.彼得斯說:“所有的白領(lǐng)工作都是項(xiàng)目工作”,所以,要管好辦公室的工作效率和質(zhì)量,則需要有一個(gè)比 OA 更精細(xì)化、更有力度的項(xiàng)目管理平臺。 - 單是 OA只做到生產(chǎn)線的自動化部分
OA 是電子化的表單及其流轉(zhuǎn),沒有工作分解、時(shí)間管理、成本控制、依賴管理以及質(zhì)量管理等等。所以,OA 一般只能控制流程由誰參與及其參與的次序,是屬于最表面的工作分配,說不上是好的責(zé)任分配,更不用說時(shí)間、成本與質(zhì)量的控制力度了。如果辦公室的工作不需要控制時(shí)間、成本與質(zhì)量,只求自動化的便利,使用 OA 是可以滿足需求的。但若要控制效率與質(zhì)量,除了 OA 之外,就必須再加上項(xiàng)目管理。而且,由于 OA 的技術(shù)比較原始,與項(xiàng)目管理平臺技術(shù)有一大段距離,所以 OA 加上項(xiàng)目管理平臺,必須更專業(yè),而且有精細(xì)化的管理能力,才能真正管理辦公室工作的時(shí)間、成本與質(zhì)量;如果只是把 OA 這些電子化的表單改成看過去像項(xiàng)目管理的 WBS,是于事無補(bǔ)的,因?yàn)槟侨耘f還是表單而已。
- 電子化黑板及量化工作的分別
OA 的模式是電子化的紙或黑板,沒有精細(xì)化的工作分解與責(zé)任分配,也沒有量化工作與成本,以及跟蹤依賴、進(jìn)度與規(guī)范員工對承諾的履行。在這樣的工作環(huán)境中,會因?yàn)槿狈σ?guī)范,并有太多東西完全受個(gè)人操縱,使整個(gè)工作環(huán)境產(chǎn)生很多含糊與虛假的信息,無形中會鼓勵員工不守紀(jì)律與不誠實(shí);而且一個(gè)人的不守紀(jì)律與不誠實(shí),也容易引起整個(gè)團(tuán)隊(duì)的不守紀(jì)律與不誠實(shí)。這樣,由于無法確保所有的員工都守紀(jì)律與誠實(shí),OA 的電子化也就只帶來了自動化方面的便利,并非是像生產(chǎn)線管理一樣真正有力度的管理方式。
- OA + 項(xiàng)目管理把智力工作量化,變成生產(chǎn)線的量化管理
要做好生產(chǎn)線的時(shí)間效率管理與質(zhì)量控制,必須要使用項(xiàng)目管理工具來進(jìn)行以下管理:
(a)細(xì)化工作分解與責(zé)任分配;
(b)量化工作與成本;
(c)跟蹤依賴、進(jìn)度與規(guī)范承諾的履行。一個(gè)先進(jìn)的項(xiàng)目管理工具在管理規(guī)則設(shè)定后,便能夠按著執(zhí)行步驟來帶領(lǐng)管理者與員工,并向他們提醒所剩的期限與未完成的工作。
- OA+PM 更有效地實(shí)時(shí)監(jiān)控執(zhí)行的過程與結(jié)果,嚴(yán)格把控智力工作的質(zhì)量
只有辦公自動化管理平臺無法準(zhǔn)確地追蹤智力工作的過程與結(jié)果。8MSaaS OA+PM 一體化把企業(yè)辦公自動化與項(xiàng)目組合管理,不但可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的量化管理,還可以實(shí)時(shí)追蹤每項(xiàng)工作的執(zhí)行細(xì)節(jié)與結(jié)果。并且 8MSaaS PM 提供有效的可交付成果驗(yàn)收機(jī)制,嚴(yán)格監(jiān)控智力工作的質(zhì)量。員工可以隨時(shí)根據(jù)實(shí)際完成情況更新每項(xiàng)工作的完成率,系統(tǒng)會實(shí)時(shí)更新,但是若沒有提交可交付成果員工無法隨意把完成率更新為100%完成,必須提交可交付成果并且通過審核和驗(yàn)收,系統(tǒng)才會自動判斷此項(xiàng)工作是否100%完成。此外,系統(tǒng)還會自動實(shí)時(shí)追蹤每個(gè)可交付成果的審核通過率及質(zhì)量等級,真正實(shí)現(xiàn)智力工作的量化與精細(xì)化管理。
- 8MSaaS PM可與原有的OA對接或 8MSaaS OA+PM 一體化包含先進(jìn)的OA功能
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