市場上的項目管理工具是采用由各活動組長填寫電子計劃表后經(jīng)人手集成的信息采集的舊模式。 當(dāng)有 20 人的項目團(tuán)隊用微軟 Project， 而每人平均有 10 個活動，這就等于有 20 張不同的表格而每張表格有 200 行，即使數(shù)據(jù)超出必要的 19 倍，但只要每個項目成員都及時和不隱瞞地更新，這還是可以的。但是，當(dāng)這 20 人 中有一個人不及時更新，或者因為利益沖突而故意隱瞞，其他成員因心里知道項目信息反正不真實便會競相效尤，從而使項目信息大話不斷， 且大話建立在大話之上而讓項目經(jīng)理無法追本溯源去辨真?zhèn)巍?因此，市場上有不少項目由完成 90% 突然回到完成 50%，原因是其項目信息一直非真實但又無法核實。

任何管理方法若不能令人誠實（KEEPING PEOPLE HONEST）都是失敗的。今天項目只要到了中級的復(fù)雜程度（如有超過 20 個成員或 100 個活動） ， 其信息便會開始超出團(tuán)隊的記憶能力的范圍， 從而有機(jī)會產(chǎn)生大話不斷，導(dǎo)致項目超時及超資。

8MSaaS PM 采用了自動柜員機(jī) (ATM) 交易系統(tǒng)的信息捕獲及發(fā)送模式，徹底地改變了微軟 Project 所采用的舊模式。新模式的工作量非常大，因為它涉及項目范圍、時間、成本、 質(zhì)量、人力資源、溝通 、采購、 風(fēng)險及集成的信息的實時捕獲及發(fā)送，但新模式能給到項目經(jīng)理追本溯源的能力。

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如果技術(shù)型項目的范圍、時間、成本、 質(zhì)量、人力資源、溝通 、采購、 風(fēng)險及集成（9 大領(lǐng)域）管理做得不到位， 最終會在項目時間及成本反映出來的。當(dāng)然，這不是說管理技術(shù)型項目要等到超時或超資發(fā)生了才去管好 9 大領(lǐng)域。但由于管理 9 大領(lǐng)域的復(fù)雜性大，所需精細(xì)化管理程度高， 并且 9 大領(lǐng)域中有 7 大領(lǐng)域做得不到位的后果不會立刻顯現(xiàn)出來。 因此，絕大部分項目經(jīng)理是需要知道其管理對項目時間或成本的影響，才能體會其管理不到位的地方。 故項目管理工具必須能夠第一時間偵察到項目的時間及成本的異常，才能真正幫助項目經(jīng)理，使其及時追本溯源解決問題。

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一個項目的延遲是逐天發(fā)生的，如果項目由完成 90% 突然回到只完成 50%， 其項目管理工具的精細(xì)化是虛假的 。

項目的工作分解（WBS）一般是由數(shù)百個活動組成， 而最底層的活動會比其所屬的中層或高層的活動所能影響的延遲還低。 因此，一個真正精細(xì)化的項目管理工具絕對可以在第一時間偵察到最底層活動的延遲，來降低其他活動競相效尤以及減少由小延遲不及早處理而變成大延遲的機(jī)率。

一個項目由完成 90% 突然回到只完成 50%，中間必定有人為的欺詐。 因此，一個真正精細(xì)化的項目管理工具也必須要有以下防詐騙功能才會有效：

• 項目計劃與執(zhí)行信息是實時不可分割地出現(xiàn)，令偏差第一時間一目了然
• 系統(tǒng)自動計算每個最底層活動完成率范圍，不容許最底層活動負(fù)責(zé)人虛報范圍外的完成率
• 系統(tǒng)自動計算每個非最底層活動的完成率， 不容許人工輸入

總結(jié)：2010 年代不少項目失敗是因為項目管理是一個精細(xì)化管理方法， 但企業(yè)錯誤地采用了非精細(xì)化(或只外表精細(xì)化)的工具。

合同項目或業(yè)務(wù)項目是指受合同約束交付時間、成本及質(zhì)量的項目，以下是最常見的合同項目的例子：

• 按合同交付的項目型生產(chǎn)
• 按合同交付的專業(yè)服務(wù)或外包服務(wù)
• 按合同交付的工程項目
• 受投資合同控制的并購后轉(zhuǎn)型

合同項目與技術(shù)型項目有以下的不同：

• 合同項目的時間和成本限制及質(zhì)量的度量是比技術(shù)型項目的更嚴(yán)厲
• 合同項目有必須滿足的服務(wù)水平協(xié)議或其他條件與條款，且這些條款的罰款嚴(yán)重程度不同。故合同項目的管理工具必須有精準(zhǔn)及實時的 KPI 度量能力，且第一時間能呈現(xiàn)出違反約定 KPI 的罰款金額，讓項目經(jīng)理可盡快補(bǔ)救
• 合同項目有收款、收入確認(rèn)及罰款，會影響其合同及機(jī)構(gòu)的收入及利潤

總結(jié)：

合同項目需要技術(shù)型項目的全部功能，但也需要：

• 精準(zhǔn)及實時的 KPI 度量及合同條件與條款在執(zhí)行時的實時配對及罰款計算功能
• 項目、合同及機(jī)構(gòu)的實時管理會計

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敏捷方法是把一個項目細(xì)分為 N 個每個少于 1 個月的時間箱項目，且每個時間箱項目的團(tuán)隊每天要有站立會議。它的好處是利用人腦能記得昨天每個時間箱項目的成員所答應(yīng)過的東西，而不須完全依賴工具的項目信息來執(zhí)行項目，這補(bǔ)救了項目信息不真實的問題。

但敏捷是一個由下而上的方法，等于一個大項目細(xì)分了 N 個時間箱項目后，過了一段時間這又可能變成 N+M 個時間箱項目。 而每個時間箱項目的完成時間，雖然一般都不會超過 1 個月，但是它是由小項目的團(tuán)隊決定。由于一般政府、證券、銀行、電信、工程、生產(chǎn)、服務(wù)及行銷類項目都必須由上而下約束時間及成本，故敏捷方法并非真正適用于上述類型的項目。敏捷真正適合的是市場變化大的新產(chǎn)品研發(fā)類項目。由于市場不停在變而新產(chǎn)品需求也每天在變，敏捷的時間箱項目會幫助團(tuán)隊集中精力去做已知的東西而降低不明朗東西帶來的負(fù)面影響。

在未來 10 年或在 2020 年代，企業(yè)應(yīng)采用能像 ATM 交易系統(tǒng)有真實信息的項目管理工具。企業(yè)若采用由下而上的敏捷方法，也應(yīng)確保在必要時其敏捷工具能融合由上而下的管理方法。因為即使新產(chǎn)品研發(fā)項目的時間及成本限制沒有合同項目那么嚴(yán)厲，但也會有產(chǎn)品能進(jìn)入市場的時間及資金的局限。